Usa grupos separados de campos originales y actuales: Rate at transaction, con su fuente y marca temporal efectiva, se escribe una vez cuando la moneda y el importe están listos; Current rate y sus metadatos se actualizan mediante una automatización programada. Así, un cambio posterior del mercado no reescribe el valor histórico usado por la transacción.
Crear la tabla Transactions
Crea una tabla llamada Transactions con estos campos: From (texto de una línea), To (texto de una línea), Amount (número), Rate at transaction (número), Transaction converted (número), Transaction source, Transaction market session, Transaction effective at, Archived (casilla), Current rate (número), Current converted (número), Source, Market session, Effective at, Checked at, Sync status y Sync error. Usa campos de fecha y hora para Transaction effective at, Effective at y Checked at; usa texto de una línea para los demás metadatos y estados. Añade una vista llamada Needs FX refresh, filtra Archived sin marcar y ordena Checked at de más antiguo a más reciente, con vacíos primero, para rotar los registros entre ejecuciones.
Los dos grupos de tipos tienen significados distintos. Los campos Transaction * son una instantánea contable o de auditoría. Los campos actuales sin prefijo son una nueva observación indicativa para un panel o estimación. No uses los últimos para reformular los primeros.
Guardar el tipo original de la transacción
Crea una automatización de Airtable con When record matches conditions: From, To y Amount están completos y Rate at transaction está vacío. Añade una acción Run a script, define mode como snapshot, pasa el recordId del registro activador y pega el script descargable. Añade un secreto de Airtable Automation llamado exchangerateApiKey; el script lo lee mediante input.secret, para que los editores sin acceso al secreto puedan ejecutar la automatización sin verlo. La instantánea escribe Rate at transaction, Transaction converted, Transaction source, Transaction market session y Transaction effective at solo cuando el tipo original está vacío. Un reintento detecta el valor existente y deja intactos todos los campos originales.
exchangerateApiKey en la sección Secrets del editor de scripts para ambas automatizaciones. No cambies el nombre. No pongas el valor en un campo, URL, descripción compartida o literal de código; Airtable limita la edición de scripts que usan secretos a las personas con acceso a ellos.Actualizar las estimaciones actuales con un horario
Crea una segunda automatización con At scheduled time como activador. Define mode como refresh, deja vacío recordId para procesar los primeros 25 registros de Needs FX refresh y pega el script de Airtable. Cada ejecución hace como máximo 25 solicitudes HTTP, por debajo del límite de 50 fetches de Airtable, y escribe lotes de como máximo 50 registros. Mantén este ejemplo para una base pequeña de informes; las tablas grandes necesitan una cola y agrupación de solicitudes planificadas. Con 25 pares distintos una vez al día, reserva hasta 750 solicitudes de API por cada mes de 30 días, además de instantáneas iniciales y reintentos.
La actualización solo modifica Current rate, Current converted, Source, Market session, Effective at y Checked at. Nunca actualiza ningún campo Transaction *. Los fallos HTTP y las respuestas malformadas ponen Sync status en Error y conservan los últimos valores actuales correctos.
Hacer visibles los errores
Un 401 indica que el secreto de Automation necesita atención; un 429 indica que hay que revisar el horario o el límite de la cuenta; un símbolo ausente indica que el par es inválido o no está disponible. Conserva visible el último valor correcto con su Checked at anterior y usa Sync error para el diagnóstico del operador. Nunca conviertas un fallo en una fila con tipo cero.
Comprobar los límites del plan de Airtable
La documentación actual de Run a script de Airtable documenta los secretos nativos de Automation y sus protecciones para editores. Sus límites de automatización indican que Run a script no está disponible en el plan Free y que los intentos fallidos también cuentan. Una actualización diaria suele bastar para una tabla de informes; no convierte una moneda de referencia diaria en una cotización intradía.